Procurar "o melhor sistema para assistência técnica" devolve listas feitas, quase sempre, pelos próprios fabricantes. Este guia também é de um fabricante, o ReparoPRO, e por isso não tem ranking: são 12 critérios para você avaliar qualquer sistema, inclusive o nosso, com o seu dia a dia.
Antes de comparar: o que a sua loja faz
Um técnico que trabalha sozinho e conserta poucos aparelhos por semana precisa de pouco: OS, checklist, orçamento e garantia. Uma loja com balcão, venda de acessórios e funcionários precisa também de estoque, caixa e logins separados. Se a loja emite nota fiscal, isso entra na conta desde o começo. Anote o que você usa hoje e o que falta; é a sua régua.
Os 12 critérios
1. A ordem de serviço tem os campos da bancada
IMEI ou número de série, senha ou padrão (quando o cliente autoriza), defeito relatado, acessórios recebidos e estado do aparelho na entrada. Sistema que trata a OS como um pedido qualquer obriga a escrever tudo em "observações".
2. O checklist de entrada aceita fotos
A foto do risco na tampa, tirada na frente do cliente, encerra a discussão de "não estava assim". Veja se as fotos ficam presas à OS e se aparecem no documento que o cliente assina.
3. O orçamento vai para o WhatsApp sem copiar e colar
É por onde o cliente aprova. Teste: monte um orçamento e veja em quantos toques ele chega ao WhatsApp do cliente, com valor e descrição legíveis.
4. O cliente consegue acompanhar o reparo sozinho
Um link de acompanhamento diminui as ligações de "já ficou pronto?". Abra o link no celular, como o cliente faria, e veja o que ele mostra.
5. A garantia sai por escrito, a partir da OS
O termo de garantia precisa dizer o serviço, o prazo e o que não está coberto. Se ele sai da própria OS, ninguém digita de novo e o prazo fica registrado.
6. O PDF tem a cara da sua loja
Logo, dados da empresa e um documento legível no celular. Se a loja usa impressora térmica, confira se ela imprime em 58 mm ou 80 mm.
7. Estoque e venda conversam com a OS
Se você vende acessórios ou guarda peças, a peça usada no conserto deveria sair do estoque sozinha. Senão, o estoque do sistema deixa de bater com a prateleira em poucas semanas.
8. Caixa e financeiro mostram o lucro de verdade
Entradas, saídas, custo das peças e formas de pagamento no mesmo lugar. Confira se dá para ver quanto sobrou no mês, não só quanto entrou.
9. Funciona onde você trabalha
No balcão, pelo celular; na bancada, pelo computador. Veja se precisa instalar algo, se funciona no Android e no iPhone e o que acontece quando a internet cai.
10. A equipe entra com login próprio
Cada funcionário com acesso próprio, sem dividir a senha do dono, e com o técnico responsável por cada etapa registrado na OS. Confira quantos logins o plano permite.
11. Nota fiscal, se a sua loja emite
Se você precisa emitir NFS-e ou NFC-e, prefira que a nota saia da própria OS ou venda. Pergunte se exige certificado digital e como é a configuração para a sua cidade.
12. Preço claro, plano gratuito de verdade e saída fácil
Veja o preço mensal, os limites do plano gratuito, se há fidelidade e o que acontece com os seus dados se você parar de pagar. Desconfie de preço que só aparece depois do cadastro.
Como testar em uma tarde
Pegue um atendimento real e faça o caminho inteiro no plano gratuito ou no teste: abra a OS com o checklist e as fotos, mande o orçamento pelo WhatsApp, mude o status, abra o link de acompanhamento no celular, gere o PDF e o termo de garantia. Se em algum passo você precisou de uma planilha ou de um papel ao lado, o sistema não cobre a sua rotina.
Ainda está no papel? Comece pelos modelos de ordem de serviço e pelo termo de garantia gratuitos, e veja o comparativo entre sistema, planilha e programa genérico.